Notifica in proprio a mezzo PEC “Check list”

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Nell’attività quotidiana capita sempre più spesso di dover provvedere alle notifiche a mezzo PEC. Tale compito non è di particolare difficoltà, ma si presta a piccole dimenticanze dovute alla miriade di adempimenti necessari. Al fine di aiutare chi, come noi, si trova ogni giorno a farne uso, abbiamo elaborato una “lista delle cose da fare” per le notifiche a mezzo PEC che potrà essere stampata e letteralmente “spuntata” voce per voce durante la predisposizione della notifica.

In calce alla pagina è presente lo stesso documento in formato PDF, per un più agevole utilizzo.

CHECK-LIST NOTIFICA IN PROPRIO A MEZZO PEC

Fase 1 – Preparazione Documenti

Ho estratto l’Indirizzo del Destinatario dai Registri Pubblici Consentiti e salvato/stampato la pagina per futura memoria.

Registro delle Imprese di _______________________________________

ReGIndE – Registro generale degli indirizzi elettronici pst.giustizia.it

INI-PEC www.inipec.gov.it

N.B. Non sono considerate fonti idonee a reperire gli indirizzi PEC: l’Albo degli Avvocati, l’Atto di Parte che recasse l’indirizzo PEC e il Registro IPA o PP.AA. che era consultabile al sito www.indicepa.gov.it

Scansione in PDF-Immagine di documento altrui originale/copia autentica cartacea

oppure

Estrazione PDF dal fascicolo telematico (copia o duplicato informatico)

oppure

Salvataggio in PDF-Testo di atto proprio

Scansione della Procura alle Liti cartacea, se viene usata per la prima volta (se precedente e già agli atti è sufficiente menzionarla nella relata), firmata ANCHE digitalmente

oppure

Procura Informatica con doppia firma digitale (una della parte ed una dell’avvocato per autentica)

Atto/i proprio/i da notificare firmato/i digitalmente uno per uno (valida dopo nuove specifiche tecniche in GU 30.4.2014 tanto la firma in formato CAdES che crea file .p7m che in formato PAdES-Bes che lascia il file in formato .pdf, più facilmente leggibile)

N.B. Sugli atti altrui scansionati/estratti dal fascicolo digitale NON va apposta la firma digitale per autentica, perché tale modifica costituirebbe alterazione dei file, ed in ogni caso essi dovrebbero già avere apposta l’altrui firma che ne attesti la conformità/autenticità.

Fase 2 – Creazione della Notifica

Ho inserito nella relata di notifica:

Generalità dell’Avvocato Notificatore

Generalità della Parte che ha conferito la Procura alle Liti

Generalità del/i Destinatario/i

(Nome, Cognome, C.F. oppure Denominazione, Ragione Sociale, P.Iva)

Indirizzo PEC del/i Destinatario/i verificato/i (reperito nei registri autorizzati già richiamati)

Attestazione di conformità degli eventuali atti scansionati o salvati dal fascicolo informatico

N.B. Non necessaria per atti nostri nativi che vanno firmati digitalmente, e nemmeno per i duplicati informatici se dotati di firma digitale di Giudice/Cancelliere/altro P.U. in quanto equiparati a tutti gli effetti all’originale.

Breve descrizione dell’atto o degli atti che si vanno a notificare

Indicazione del nome completo dell’atto/i che si vanno a notificare e che richiedano attestazione di conformità

Esempio: “notifico sentenza n. 000/00 R.G. 000/00 pubblicata il 00/00/00 nel file sentenzanotificata.pdf”

N.B. Non necessario se l’atto è un duplicato informatico o atto proprio nativo digitale sottoscritto

Indicazione dell’Ufficio Giudiziario, sezione, numero e anno di ruolo (nel caso vi sia un procedimento in corso)

Salvataggio della relata rigorosamente in formato PDF-testo (comando “esporta pdf” dell’elaboratore testo)

Apposizione della firma digitale alla relata (PAdES o CAdES indifferente, ma con algoritmo SHA256)

Fase 3 – Preparazione del messaggio PEC

Utilizzo dell’indirizzo PEC dell’avvocato notificatore comunicato a ReGIndE attraverso l’Ordine

Inserimento indirizzo/i PEC del/i destinatario/i indicato/i nella relata

Allegato: tutti i file propri firmati (deve essere presente necessariamente almeno uno: la relata) ed i file delle scansioni degli atti di terzi e/o quelli salvati dal fascicolo telematico

Oggetto: “Notificazione ai sensi della Legge n. 53 del 1994” (eventuali specificazioni ammesse a seguire)

Facoltativo (ma consigliato se vi sono file firmati CadES) inserire nel testo della mail una frase equivalente a: “Attenzione: trattasi di notifica. In caso di difficoltà a leggere i file firmati allegati se in formato .p7m e, comunque, per verificare la eventuale sottoscrizione degli atti in PDF, si prega di seguire le istruzioni di cui al seguente link: https://postecert.poste.it/verificatore

Se tutti i passaggi sopra descritti sono stati correttamente eseguiti, la PEC può essere tranquillamente spedita.

Per la ricezione delle mail si dovranno necessariamente attendere i tempi tecnici, tuttavia questa può essere sollecitata attraverso l’apposito comando.

Se tutto è andato come dovuto, dovrebbero riceversi due PEC (oltre ad una per ogni destinatario oltre il primo):

la ricevuta di ACCETTAZIONE e la ricevuta di ciascuna CONSEGNA

Se arriva la ricevuta di consegna vuol dire che la notifica è andata a buon fine.

E’ di fondamentale importanza provvedere alla conservazione delle ricevute (intese come file informatici) ed eventualmente anche alla loro documentazione cartacea mediante stampa autenticata ai sensi del nuovo testo della Legge 53 del 1994.

Fase 4 – Attività di conservazione della documentazione della Notifica

Salvataggio della Ricevuta di Accettazione in apposita directory dell’Hard Disck del computer (ottimale su una directory che subisca un frequente backup automatico)

Salvataggio della/e Ricevuta/e di Consegna nella stessa directory

Fase 5 – Attività Eventuale: Impossibilità di deposito telematico e documentazione cartacea della notifica

Ho stampato il messaggio di PEC inviato (rinvenibile per intero tra gli allegati della Ricevuta di Consegna)

Ho stampato tutti gli allegati (relata + tutti gli altri atti eventualmente notificati)

Ho stampato la Ricevuta di Accettazione

Ho stampato la Ricevuta di Avvenuta Consegna

Ho apposto la formula per l’autenticazione su tutti i documenti stampati ed ho utilizzato il timbro di congiunzione su quelli composti da più pagine

N.B. Il potere di autentica dell’avvocato è condizionato dall’impossibilità di effettuare il deposito telematico. Quando è possibile effettuarlo, NON si può autenticare l’equivalente cartaceo, ma bisogna depositare il duplicato dei file contenenti le ricevute della PEC.

Ho datato e firmato tutte le formule di autentica ed ho apposto il timbro con nome leggibile.

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Cliccando su questo paragrafo è possibile scaricare la checklist in formato PDF per una più agevole utilizzo.

(LEGGERE QUI – DISCLAIMER)

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